Ausschreibungen kosten uns stets Aufwand und nehmen Kapazitäten anderer Projekte ein. Ob es sich lohnt, diesen Aufwand zu leisten, um dadurch ggf. einen größeren Neukunden zu gewinnen, ist ungewiss. Daher sind die nachstehenden Punkte zu beachten, um bestmögliche Chancen auf einen für uns positiven Ausgang zu haben und keine unnötigen Kosten zu verursachen. Zur Ergänzung stellen wir untenstehend eine Entscheidungsmatrix zur Verfügung, die zur Prüfung heranzuziehen ist.
1. Kundenbindung
Als Projektleitung arbeiten wir die Aufgabenstellung vollständig durch und rufen die in der Ausschreibung angegebene Ansprechperson noch am selben Tag an, um einen persönlichen Kontakt herzustellen. Das Schaffen einer persönlichen Bindung zum Kunden ist für uns die wichtigste Grundlage, die durch kein noch so gutes Arbeitsergebnis ersetzt werden kann. Wenn anschließend beim Besprechen der Ausschreibung mit dem Team oder im Arbeitsprozess Unklarheiten auftauchen, klären wir diese im direkten telefonischen Gespräch mit dem Kunden – nicht per E-Mail –, statt nur einer Vermutung nachzugehen und ggf. Fehler in das Arbeitsergebnis einzubauen. Häufig ergeben sich dabei noch weitere interessante Aspekte, die uns helfen können, die Ausschreibung für uns zu entscheiden. Dabei kann der gesamte Umfang der Anfrage geklärt werden, damit beim Erstkontakt mit dem Kunden keine Missverständnisse auftauchen und wir den Auftrag zufriedenstellend fertigstellen. Gleiches gilt übrigens auch für Neukunden – bevor wir in irgendeiner Art und Weise tätig werden, rufen wir den Kunden an, um eine persönliche Basis zu schaffen.
In einigen Fällen kann der Verlauf eines persönlichen Gesprächs jedoch auch ausschlaggebend dafür sein, nicht an der entsprechenden Ausschreibung teilzunehmen. Dies ist etwa denkbar, wenn mangelndes Interesse am Dialog seitens des Ausschreibenden zeigt, dass die Ausschreibung von vornherein „abgekartet“ und infolgedessen nicht aussichtsreich für uns ist.
2. Realistisches Budget?
Wir bleiben realistisch. Wenn ein Budget vorgegeben ist und wir bei der Angebotskalkulation feststellen, dass die Stundenvorgaben definitiv nicht ausreichen werden, sind wir ehrlich zu uns selbst und sagen eine solche Anfrage ab. Andernfalls stünde das Team permanent unter Zeitdruck und das Ergebnis würde leiden. Mit einem durchschnittlichen Ergebnis gewinnen wir wiederum keine Ausschreibung und der Auftrag wäre von vornherein nicht gewinnbringend. Nur in Ausnahmefällen nehmen wir aus politischen Gründen an Ausschreibungen mit offensichtlich zu geringem Budget teil.
3. Entscheidung bereits vorab gefällt?
Mitunter finden Ausschreibungen nur aus rechtlichen oder politischen Gründen statt und es steht insgeheim schon fest, wer den Auftrag erhalten wird. Dies kann sich an einem sehr genau definierten Anforderungsprofil zeigen („Sie haben im letzten Jahr X Aufträge im Bereich Y erfolgreich abgeschlossen“). Haben wir diesen Eindruck, besprechen wir mit der Geschäftsführung, ob wir die Teilnahme absagen.
4. Kapazitäten
Wir stellen sicher, dass ausreichend Kapazitäten vorhanden sind, um die Aufgabe zufriedenstellend und in der vorgegebenen Frist bearbeiten zu können.
5. Zeit nehmen: Bearbeitung
Wir sorgen dafür, dass alle Teammitglieder sich die Zeit nehmen können, die Ausschreibung auch in der vorgegebenen Frist zu bearbeiten. Dazu geben wir konkrete Termine vor, zu denen Zwischenstände zur Besprechung mit dem gesamten Projektteam vorliegen müssen. So vermeiden wir Engpässe und stellen unseren Qualitätsanspruch sicher.
6. Zeit geben: Prüfung
Ausschreibungen legen wir spätestens eine volle Werktagswoche vor Abgabefrist vollständig mit Arbeitsergebnis, ausgefüllten Ausschreibungsunterlagen und geprüften Angeboten der Geschäftsführung zur Abstimmung und Prüfung vor.
7. Auf dem Laufenden bleiben
Wir halten uns bezüglich des aktuellen Projektstatus immer beim Ausschreibenden auf dem Laufenden und erfragen hierfür bei Abgabe direkt die Entscheidungsfrist.
Downloads
Zur Prüfung von Ausschreibungen haben wir eine Entscheidungsmaxtrix entwickelt und den grundlegenden Prozess zusammengefasst. Bitte haltet euch in Abstimmung mit der Geschäftsführung an die Tabelle und die obenstehenden Erläuterungen. So sparen wir Arbeit und haben im Team Kapazitäten für beauftragte Dinge.