Struktur und Inhalt einer Besprechung
Bei größeren Projekten, wie beispielsweise Internetseiten, Broschüren oder Kommunikationsstrategien, kommen alle Beteiligten regelmäßig zusammen, um das Projekt voranzubringen. Statt massenhaft E-Mails zu verschicken, die einen mindestens genauso großen Zeitaufwand mit sich bringen, kann in einer Besprechung mit allen Teammitgliedern effektiv der aktuelle Status des Projekts besprochen werden und jeder Teilnehmer kann Anregungen aus seinem eigenen Fachgebiet mit einbringen.
Das „Was“ ist für Projektleiter auf jeden Fall im Vorfeld zu überlegen, damit die Besprechung produktiv verläuft. Wir verschaffen uns zunächst einen Überblick über den aktuellen Stand des Projekts und überlegen uns anschließend, was noch nicht umgesetzt wurde und welche Aufgaben mit welchem Zeithorizont noch zu erledigen sind. In den Besprechungen muss der jeweilige Projektleiter diese klaren Aufgabenstellungen an die Beteiligten weitergeben. Das heißt:
- Was
- ist bis wann
- von wem zu tun?
Die Besprechungen können auf diese Weise kurz, präzise und zielorientiert durchgeführt werden. Die Zeit wird sinnvoll genutzt und man ist bei der nächsten Besprechung wieder einen Schritt weiter.
Interne Besprechungen halten wir digital ab, um die standortübergreifende Teilnahme aller Kollegen zu gewährleisten und die begrenzten Besprechungsräume für Kunden- und Personalttermine verfügbar zu halten.
Häufigkeit von Besprechungen
Der Projektleiter hat die Verantwortung dafür, dass das Projekt regelmäßig komplett durchgesprochen wird und noch nicht bearbeitete Aufgaben erkannt werden. Darüber hinaus ist es wichtig, dass sich alle Beteiligten in regelmäßigen Abständen über den aktuellen Stand austauschen können und am Fortschritt des Projekts mitwirken können.
Für die Anzahl der Besprechungsrunden gelten folgende Richtwerte:
- 2.000 - 4.999 Euro Projektumsatz: einmaliger Briefingtermin mit allen Beteiligten
- 5.000 - 9.999 Euro Projektumsatz: Briefingtermin zu Beginn des Projekts und zwischenzeitliche Besprechung, wenn größere Änderungen umgesetzt wurden
- 10.000 - 14.999 Euro Projektumsatz: regelmäßige Besprechungen im Intervall von max. 14 Tagen
- über 15.000 Euro Projektumsatz: regelmäßige Besprechungen im Intervall von 7-14 Tagen, zusätzlich tägliche Reportings der umsetzenden Personen an den Projektleiter
Für Internetauftritte werden im Durchschnitt mindestens zwei Besprechungen pro Woche mit allen Beteiligten durchgeführt.
Bei größeren Projekten wie Internetauftritten organisiert der Projektleiter zeitnah ein Abschlussgespräch mit allen Beteiligten, um Erfolge und Schwierigkeiten zu besprechen und unsere Arbeitsweise für künftige Projekte zu verbessern.
Teilnehmer der Besprechungen
Zu Besprechungen werden immer alle Beteiligten des Projekts eingeladen. Unabhängig vom Stand des Projekts nimmt jeweils ein Ansprechpartner aus den Teams Grafik, Programmierung und Text/Online Redaktion an der Besprechung teil, sofern dieser Bereich für das Projekt relevant ist. Die Zusammensetzung der Besprechungsteilnehmer ändert sich im Zeitverlauf nicht, alle Teilnehmer begleiten das Projekt vom Beginn bis zum Ende.