Telefon
In erster Linie wird versucht, die Kundenkommunikation telefonisch zu erledigen. Einen Kunden telefonisch zu erreichen heißt nicht es 1 x zu versuchen und dann eine E-Mail zu schicken. Wir versuchen den Kunden per Telefon mehrmals zu erreichen, denn jeder Kundenkontakt ist die Chance einen neuen Auftrag abzuholen bzw. spart es Zeit.
Wenn wir per E-Mail kommunizieren fassen wir uns kurz und bündig (max. 3 Sätze). Das spart uns und unseren Kunden Zeit. Lange E-Mails werden selten in Gänze gelesen – das wissen wir aus Erfahrung.
- Positivbeispiel: Hallo Herr Mustermann, anbei erhalten Sie unseren Entwurf. Gruß Max Mustermann
- Negativbeispiel: Hallo Herr Mustermann, in der Anlage senden wir Ihnen wie bereits telefonisch besprochen unseren Entwurf. Wir hoffen das dieser Ihnen zusagt und verbleiben mit sonnigen Grüßen aus Flensburg … Mit freundlichem Gruß Max Mustermann
Generell schicken wir alle E-Mails, die an Kunden gehen, mit der Jobnummer als Betreff und entry@hoch2.de in Kopie. Dadurch wird die E-Mail automatisch im zugehörigen Job in entry:project abgelegt. Dies erleichtert Vertretungen und spätere Klärungen von Unstimmigkeiten, da alle Projektleiter auf den Gesprächsverlauf zugreifen können. Weiter halten wir unsere Vertreter sowie den für den Kunden zuständigen Geschäftsführer in Kopie, damit diese informiert sind und uns im Zweifel vertreten bzw. eingreifen können, bspw. wenn wir durch Termine verhindert sind und ein kurzfristiges Handeln im Projekt notwendig ist.
Vier-Augen-Prinzip
Bevor ein erster Gestaltungsentwurf an den Kunden geht, wird dieser von der Projektleitung an den zuständigen Key Account zur Freigabe geschickt. Dasselbe gilt, wenn an einem späteren Entwurf noch große Veränderungen vorgenommen wurden.
Bevor eine Reinzeichnung an den Kunden geht, geben wir als Projektleiter diese an Steffi zur Prüfung. Steffis Vertretung ist Olaf. Ist Olaf ebenso nicht verfügbar vertreten Gesche oder in letzter Instanz Felix.
Korrekturannahme
Korrekturen von Kunden werden möglichst direkt in der aktuellen PDF-Datei mitmilfe der Kommentarfunktion festgehalten. Dies erleichtert die Bearbeitung in der Grafik und vermeidet Fehler. Wir versuchen unsere Kunden freundlich dazu zu bewegen, Korrekturen selbst als kommentierte PDF bereitzustellen.
Kontaktdaten / Ansprechpartner
Neue Kunden oder Ansprechpartner werden unverzüglich an Gyde zur Anlage in entry:project gemeldet. Durch die korrekte Pflege der Daten in entry:project stehen uns die Kunden dort als Ansprechpartner zur Verfügung und sind ab dem nächsten Werktag und Systemneustart in Bria mit Namen und Telefonnummer verfügbar.