Mediaplanung

Der Scandinavian Park hat unzählige Werbemittel die über das ganze Jahr geschaltet werden. Diese werden zusammengefasst in einem Mediaplan, der für alle Beteiligten als Arbeitsgrundlage für das ganze Jahr gilt. Diese Aufgabe fällt einmal im Jahr an, zieht sich aber über mehrere Wochen.

Der zuständige Projektleiter arbeitet eng mit dem Park zusammen und erstellt eine Werbestrategie und pflegt einige Tabellen, die du dann in den Mediaplan einpflegen musst.

Mit einpflegen ist gemeint, dass du einen Kalender erstellst und alle Termine und Werbemittel einträgst.

Du nimmst die INDD aus dem vorigem Jahr und kopierst diese in
den aktuellen Jobordner. Nachdem der Jobname angepasst wurde,
pupliziere jeden Monat auf die Montageseite, sozusagen als
„Sicherungskopie“.

Nun können alle Eintragungen entfernt werden, sodass nur noch der „nakte“ Kalender stehen bleibt. So hast du einen besseren Überblick und die alten Termine wie Feiertage etc. verwirren nicht. Wenn Feiertage etc. an der Reihe sind, einzupflegen, können diese aus dem Textblock kopiert werden, der auf der Montageseite steht. Bevor aber die ausgearbeiteten Termine anstehen, kannst du mit dem Kalender selbst beginnen.

Da der immer nur für ein Jahr aktuell ist, musst du ihn für das neue Jahr umarbeiten. Dazu nimmst du dir aus dem Internet einen Kalender und passt anhand dessen die Tage und Kalenderwochen an.

Das machst du für alle Monate und arbeitest dich durch jeden Tag. Dieses Projekt lebt von Genauigkeit und du musst gewissenhaft jeden einzelnen Aspekt bearbeiten.

Als erstes kannst du die Kalenderwochen durchgehen. Diese findest du links in der Spalte und diese gehst du von Januar bis Dezember durch (zur Kontrolle mit dem Kalender aus dem Internet).

Wenn eine Kalenderwoche in zwei Monaten ist, wird diese auch im nächsten Monat angegeben.

Wie du auf den Bildern erkennen kannst, sind manche Tage ausgegraut. Das sind die Tage, die in einer Kalenderwoche stehen, aber zum nächsten oder vorigen Monat gehören. Dies kommt fast in jedem Monat vor. Alle regulären Tage haben einen Vollton, was du aber anhand Absatzformate in der INDD erkennen kannst.

Da die Erstellung des Mediaplans sich über Wochen hinzieht, ist es nicht erforderlich, auch bei viel Input, ununterbrochen daran zu arbeiten.

Damit stets ersichtlich ist, wann das letze Mal am Mediaplan gearbeitet wurde, wird der Stand aktualisiert. Dieser steht auf der Musterseite und wird somit automatisch auf jeder Seite angezeigt.

Wenn du mit dem Kalendarium durch bist, schreibst du ein kleines PDF und prüfst es zuerst intern in Team Orange. So wird es nach jedem Schrutt gehandhabt. Anschließend nach der ersten Prüfung kannst du es dem Projektleiter weiterleiten. Der Projektleiter kontrolliert generell jede Bearbeitung die du getätigt hast. Denn der Mediaplan darf später keinen Fehler aufweisen, weil alle (Hochzwei und der Scandinavian Park) damit arbeiten. Anhand diesen Planes werden Erscheinungstermine, Drucktermine, etc. kontrolliert. Daher darf wirklich keine Unstimmigkeit auftauchen.

Unter dem Kalender ist eine kleine Tabelle die sich „Notizen Werbezeitraum“ nennt. Hier wird später die Anzahl der zu schaltenden Anzeigen ergänzt. Bis diese feststehen, wird hier erst einmal ein „X“ gesetzt.

Bevor du weiter mit den Inhalten machst, bietet es sich an, weitere Daten als Platzhalter umzuwandeln. Rechts vom Kalender sind weitere Tabellen die die Umfänge der Prospekte anzeigen und wie viel die einzelnen Werbemittel in einem Werbungszweitraum kosten. Bis die finalen Daten vorhanden sind, werden hier alle Positionen in Platzhalter gewandelt.

Dann gibt es noch die Übersicht der Ferien für Deutschland,
Dänemark, Schweden und Norwegen.

Es befindet sich unter den Notizen eine Spalte, wo alle Feiertage und Ferien jedes Landes aufgelistet werden.

Diese Informationen sind leider nirgends zusammengefasst zu finden. Es gibt keine allgemeine Seite, in der alle Feiertage und Ferien aller Länder aufgeführt sind. Am besten fragst du hier um Rat bei dem Projektleiter. Er kann dir aus Erfahrung einige Seiten nennen, wobei oft noch nicht alle Ferien für das ganze Jahr online zu finden sind. Fehlende Informationen werden mit einem Platzhalter (X) gekennzeichnet. So erkennst du im späteren Verlauf, wo noch Daten fehlen.

Ebenso muss angemerkt werden, dass für einzelne Länder keine allgemeine Ferien gelten. Hier musst du von allen Teilen des Landes die Ferienzeit abgleichen und zusammentragen.

Alle Informationen die du sammeln kannst, machst du entweder händisch oder in einer extra Datei damit du abhaken oder durchstreichen kannst. So kannst du sicher sein, dass du keine Daten übersiehst.

Deutsche und dänische Feiertage werden nicht nur unten in der Spalte erwähnt, sondern werden auch in dem Kalender selbst getragen.

Also gehst du auch hier Januar bis Dezember durch und trägst alle Feiertage ein. Diese sind fett zu kennzeichnen (Absatzformate).

Entweder gibst du von dir aus einen Zwischenstand an den Projektleiter oder er fragt bei dir nach und wenn die Absegnung der Feiertage und Ferien kamen, kannst du den nächsten Schritt angehen.

Wie dir vielleicht schon aufgefallen ist, haben manche Tage im Kalender eine Hintergrundfarbe.

Dies hängt mit den Feiertagen und den Ferien zusammen. Alle Tage die weiß bleiben, haben keine „Besonderheit“ und sind reguläre Werktage. Wochenenden ohne Feier- oder Ferientage, bekommen einen hellen Grauton. Im Anschluss der Erklärung folgt noch eine kleine Legende, damit du eine Übersicht hast.

Ferien innerhalb der Werktage sind hell lachs/beige eingefärbt. Ferien die sich über das Wochenende erstrecken werden im gleichen Farbraum, aber dunkler vermerkt. -> Alle Farben findest du aber auch in der Datei. Unter Farben sind sie definiert und gespeichert.

Wie schon bei den Kalenderwochen werden nicht nur die Zahlen ausgegraut, sondern auch die Farbe der Fläche.

Die ersten Erscheinungstermine die feststehen, sind die Newsletter. Anhand der NL, die im vorherigen Jahr als letztes verschickt wurden, kann abgeleitet werden, mit welcher Sprache das neue Jahr startet und kann somit das ganze Jahr durchplanen.

Wenn zum Beispiel das Jahr mit einem dänischen/ deutschen Newsletter endet, fängt die erste Woche im Januar mit einem dänischen/ englischen Newsletter an. So kann im Wechsel über das gesamte Jahr die Newsletter vermerkt werden. Sie werden oben im Feld vor dem Datum stehen.

Sobald die Newsletter-Termine eingetragen sind, empfiehlt es sich, dem Projektleiter einen neuen Stand zu schicken, damit dieser die Eintragungen kontrollieren kann.

Recht zum Anfang der Planung stehen die Werbezeiträume der Monate fest und somit die Gültigkeit der Prospekte. Dazu wirst du entweder eine E-Mail oder eine ausgedruckte Liste vom Projektleiter bekommen. Hier trägst du an den jeweiligen Tagen ein, welche Angebote ab wann gültig sind.

Sobald die Anzeigenschaltungen mit den Zeitungen verhandelt sind, bekommt du auch hierfür eine Info vom Projektleiter. Das kann einzeln passieren oder du bekommst direkt einen ganzen Schwung.

Eine Liste beinhaltet dann zum Beispiel alle Termine der Fyens oder Moin Moin (Zeitungen) Anzeigen. Diese Termine trägst an die jeweiligen Tage ein.

Einige Anzeigen sind mit einem !/! gekennzeichnet. Dies bedeutet, dass es sich um ganzseitige (also 1/1) Anzeigen handelt.

Pro Werbezeitraum gibt es zwei bis vier verschiedene Anzeigen. Um sie zu kennzeichnen, werden sie durchnummiert, z. Bsp.:

MM Jan. 1/1 01 (erste MoinMoin-Anzeige, ganzseitig)
MM Jan. 02 (zweite MoinMoin Anzeige)

Die Bezeichnungen der Anzeigen können sich gegenbenfalls Mal ändern.

Sind die Termine erfasst, geht wieder ein pdf zur Kontrolle an den Projektleiter.

Worauf bei allen Eintragungen zu achten ist!
Wenn ein Termin am Anfang oder am Ende eines Monats steht, muss der Übergang zum vorigen und folgenden Monat ebenfalls eingetragen werden.

Rechts unter „Bemerkungen“ steht DK Prospekt und DE Prospekt. Dort hast du zu Anfang
Platzhalter gesetzt, wenn vom Projektleiter neue Zahlen kommen, können diese dort ergänzt
werden. Es handelt sich hier um den jeweiligen Umfang eines Prospektes. Einen Zusatz gibt es
in den Sommermonaten, wenn der Park Sonderöffnungszeiten hat. Dort wird dann der Zeitraum und die Öffnungszeiten eingetragen.

Wenn alle Termine nach und nach kamen und eingepflegt wurden,
kommen zwei Punkte zum Schluss.

Als erstes der „Notizen Werbezeitraum“ kann nun durch den Platzhalter für die Anzahl der Anzeigen ersetzt werden. Da nun alle Anzeigen in einem Werbezeitraum angegeben sind, kannst du diese ganz einfach zählen. Es sind in diesem Bereich bereits alle Anbieter gekennzeichnet und dort wird nur zusammen getragen, wie viele der jeweilige in dem Zeitraum Anzeigen schaltet.
Das dient später zur schnellen Übersicht und Kontrolle.

So ziemlich die letzte Aufgabe beinhaltet die Aufstellung der Positionen und der Kosten. In diesen beiden Spalten hast ganz zu Anfang Platzhalter gesetzt, welche nun wieder mit neuen Inhalten gefüllt werden können. Der Projektleiter wird dir eine Liste mit der Kostenaufstellung geben, anhand welcher du die Auflistung machen kannst. Bei den Positionen kommt jedes einzelne Werbemittel hin, welches zu dem Werbezeitraum gehört. Rechts davon stehen die Kosten von dem Werbemittel. Dies machst du für jeden einzelnen Werbezeitraum. Wenn du dir hier etwas unsicher bist, frag bei deinem Teamleiter oder Projektleiter nach. Natürlich wird auch dies wieder kontrolliert, aber hier ist (genauso wie vorher bei den anderen Punkten) es wichtig, dass sich kein Fehler einschleicht.