Die Flensburger Energiezeitung (FEZ) ist das Kundenmagazin der Stadtwerke Flensburg und erscheint viermal jährlich. Die Auflage beträgt zur Zeit 80.000 Exemplare und sie wird an alle Haushalte in Flensburg und Umgebung kostenlos verteilt.

Ablauf

Sobald die letzte Ausgabe fertig ist, beginnen direkt die Planungen für die folgende. Hierzu vereinbart Felix mit Herrn Holdensen einen Termin für eine Redaktionssitzung. Vorab vorbereitet werden müssen der Seitenplan und – wenn es um die erste Ausgabe des neuen Jahres geht – auch der Terminplan.

Beides wird an Felix zur Abstimmung geschickt. Kommen keine Änderungen bitte Ausdrucke (3x) für die Redaktionssitzung vorbereiten und zum Termin mitnehmen.

Nach der Redaktionssitzung wird der Seitenplan aktualisiert und an Felix und die Grafik geschickt. Mit vielen Themen kann direkt begonnen werden.

Wichtig ist es zudem, feststehende Ansprechpartner frühzeitig zu kontaktieren, um Input anzufragen. So vermeiden wir Druck in der letzten Phase – was fertig ist, ist fertig :)

Allgemeiner Workflow:

• Texterstellung und Abstimmung mit Katharina
• Info an die Grafik, dass Artikel fertig sind und gesetzt werden können
• Ggf. Einzel-PDF zur Abstimmung mit Ansprechpartnern versenden und etwaige Korrekturen umsetzen.
•  Herr Holdensen erhält Zwischenstände sowie die gesamte Ausgabe am Ende von Felix zur Freigabe.
• Wenn Felix einen Zwischenstand schickt, nutzen wir dies, um gleichzeitig offene Fragen weiterzugeben (z. B. wenn noch ein Ansprechpartner fehlt oder Input zu Themen benötigt wird).

Wer kontaktiert wen?

Generell läuft die Kommunikation mit Herrn Holdensen über Felix – es sei denn Felix bitte darum, dass wir dies in Einzelfällen übernehmen.

Die Kommunikation mit externen Ansprechpartnern (Input anfragen, Terminkoordinierung, Erinnerungen, Freigabe) läuft komplett über Team Text. Felix und Katha (und natürlich entry) werden bei Mails in CC genommen.

Besonderheiten beim Seitenplan

Viele Themen stehen bereits vorab – zumindest grob – fest. Diese sind beispielsweise:

• 2 Seiten Inhaltsverzeichnis
• 1 Seite Editorial
• 1 Seite Aktiv für die Region
• 1 Seite Klimapakt
• 1 Seite Ausbildung
• 1 Seite für Kinder
• 1 Seite Grüner Leben
• 1 Seite Mitarbeiter-Interview
• 1 Seite Glasfaser
• Rückseite: Kreuzworträtsel und Gewinne

Auf den übrigen Seiten ist Platz für aktuelle Nachrichten oder ein Kundenportrait, die von Herrn Holdensen kommen, sowie weitere Themen, die er in der Redaktionssitzung nennt. Ebenso ist es nicht unüblich, dass während der laufenden Erstellung noch Themenideen geschickt werden. Diese müssen direkt im Seitenplan integriert werden. Ggf. mit der Grafik sprechen, was sinnvoll umsortiert werden kann.

Teilweise schickt Herr Holdensen auch frühzeitig Themenvorschläge, die in einer der zukünftigen Ausgaben vorgestellt werden sollen. Diese werden direkt unter dem aktuellen Seitenplan im Themenpool vermerkt und dann bei der Planung der entsprechenden Ausgabe berücksichtigt.

Im Seitenplan genannt werden die Rubrik, das Thema, die Zuständigkeit, Kontaktdaten für externe Ansprechpartner und der aktuelle Status. 

Der Status sowie die Kontaktdaten für Ansprechpartner müssen stets aktuell sein! So ist gewährleistet, dass im Krankheitsfall jemand anderes übernehmen kann.

Ansprechpartner

Hier die Kontaktdaten für ständige Ansprechpartner:

• Klimapakt: Andreas Oeding. Büro Oeding, Oeding@buerooeding.de, 0461 31 85 175
• Glasfaser: Nadja Dey, nadja.dey@stadtwerke-flensburg.de, 0461 487-3401 
• Ausbildung: Doris Nieswand, Stadtwerke Flensburg, doris.nieswand@stadtwerke-flensburg.de, 0461 487-1225

Bestellung und Versand der Gewinne

Wir wählen Preise für das Gewinnspiel aus:

• 1. Preis, ca. 100 €
• 2.+3. Preis ca. 30-40 €
• 4.-10. Preis ca. 10-12 €

Die Gewinne werden passend zu den Themen Nachhaltigkeit und Energiesparen ausgewählt.

Sobald die Gewinne feststehen (=nach Druck der Ausgabe), bitte eine Mail an unsere Assistenz der Geschäftsführung schreiben mit den Bestell-Links für die Gewinne. Sobald Herr Holdensen die Gewinner nennt, kümmert sie sich um den Versand der Preise. 

Hier ein Beispiel-Timing:

• Die Vorbereitungen für die Frühlingsausgabe beginnen Anfang Dezember – jetzt wählen wir passende (sommerliche) Preise für die Frühlingsausgabe aus.
• Die Frühlingsausgabe erscheint Mitte März – jetzt werden die Preise von der Assistenz der Geschäftsführung bestellt.
• Die Gewinner der Frühlingsausgabe stehen im Sommer (ca. Ende Juni) fest – jetzt werden die Preise versendet.

Erstellung des Terminplans

Der Terminplan für das kommende Jahr basiert grundsätzlich auf der vergangenen Planung. Wir passen nur die Daten an.

Folgendes gilt es zu berücksichtigen:

• Lange Wochenenden aufgrund von Feiertagen (Himmelfahrt, Pfingsten etc.) müssen bei der Festlegung der Zeiträume berücksichtig werden
• Für die Herbstausgabe etwas mehr Zeit einplanen, da diese während der Sommerferien erstellt wird und es zu Verzögerungen aufgrund von Urlauben kommen kann.