Abwesenheitsnotiz aktivieren

Bei geplanten Abwesenheiten (Urlaub, Elternzeit etc.) richten wir eigenständig für uns im Kerio eine Abwesenheitsnotiz für unser E-Mail-Postfach ein. Dafür melden wir uns aus dem Firmennetzwerk unter https://localmail.hoch2.de/ mit unseren Kerio-Zugangsdaten an. Rechts oben klicken wir dann auf unseren persönlichen Namen, dann im aufklappenden Kontextmenü auf "Abwesenheitsnotiz".

Hier aktivieren wir die Haken bei "Abwesenheitsnotiz senden" und "Nur in diesem Zeitraum senden". Dann definieren wir den Zeitraum unserer Abwesenheit. Der Beginn ist unser letzter Arbeitstag, eine Stunde vor unserem Feierabend, Endzeitpunkt ist der Tag vor unserer Rückkehr um 23:30 Uhr. Wir übernehmen den nachstehenden Text als Abwesenheitsnotiz und fügen dabei unseren eigenen Vor- und Nachnamen in die Grußformel statt des Platzhalters ein und drücken auf die Schaltfläche "Speichern".

Wir richten keine Abwesenheitsnotiz in Apple Mail ein.

In der Projektleitung richten wir zusätzlich an unserem letzten Arbeitstag vor unserer Abwesenheit für unsere Vertretung(en) die Delegation unseres Postfachs ein, siehe nachstehend.

Vorlage für Mitarbeitende

Alle, die nicht in der in der Projektleitung tätig sind, verwenden diese Vorlage:

Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin derzeit nicht im Büro. Ihre Mails werden nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich an die bekannten Vertretungen. In dringenden Fällen melden Sie sich bitte telefonisch unter 0461 90 97 208 in der Agentur oder senden Sie Ihre E-Mail an info@hoch2.de.
Beste Grüße
Eva Musterfrau

Vorlage für Projektleitung

In der Projektleitung verwenden wir diese Vorlage:

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit nicht im Büro. Ihre eingegangenen E-Mails werden in Vertretung bearbeitet, Sie müssen diese nicht weiterleiten.
In dringenden Fällen melden Sie sich gerne telefonisch unter 0461 90 97 208 in der Agentur.
Beste Grüße
Eva Musterfrau

Ausfälle

Bei ungeplanten Ausfällen im Team lässt die betreffende Teamleitung direkt morgens nach Eingang der Ausfallmeldung über die IT (siehe Teamstruktur / Organigramm) die zutreffende Abwesenheitsnotiz einrichten und wenn notwendig ebenso die Delegation. Ist das Teammitglied ausschließlich in internem E-Mail-Austausch ist dies nicht notwendig.

Delegation

Mit der Funktion "Delegation" in Kerio geben wir unseren Vertretungen in der Projektleitung Zugriff auf unseren Posteingang.

Wir melden uns über https://localmail.hoch2.de/ mit unseren persönlichen Kerio-Zugangsdaten in unserem E-Mail-Postfach an. Über das Menü rechts oben rufen wir unter unserem Namen die "Einstellungen" auf.

Unter "Delegation" klicken wir auf "Bevollmächtigten hinzufügen".

Wir klicken auf das Burger-Menü und wählen "Zugriff auf Posteingang", danach ergänzen wir die Person(en), die uns vertreten.

Bei erfolgreicher Einrichtung werden die betreffenden Personen mit dem Text "hat Zugriff auf meinen Kalender und Posteingang" aufgelistet. Abschließend klicken wir "speichern".

In Vertretung bearbeiten wir täglich eingehende Kundennachrichten im delegierten Postfach und bereinigen dies täglich von nicht relevanten E-Mails (Servermeldungen, veraltete Wochenpläne etc.). Gesprächsverläufe zu Kundenprojekten belassen wir im Posteingang, sodass bei Rückkehr eine schnelle Einarbeitung in die Projekte stattfinden kann.