Ansprechen = An

Wann immer wir in einer E-Mail eine Person ansprechen, nehmen wir diese Person in die An-Zeile unserer E-Mail – egal, ob Rückfrage oder Arbeitsauftrag.

Hintergrund: Da Projekt- und Teamleitungen täglich mitunter hunderte E-Mails erhalten, werden E-Mails, die man nur in Kopie (CC) erhält, bei vielen durch Filterregeln automatisch in einen Ordner "nur in Kopie" einsortiert. Diese Ordner werden nicht sofort gesichtet. Verschicken wir Arbeitsaufträge oder Rückfragen "in Kopie", kann es daher zu Versäumnissen oder Verzögerungen kommen.

entry:project in Kopie

Bei jeder jobbezogenen E-Mail führen wir intern wie extern die Jobnummer des jeweiligen Jobs im Betreff und haben unsere Agentursoftware entry:project mit entry@hoch2.de in Kopie (cc). Dadurch wird die jobbezogene Kommunikation in entry:project chronologisch dokumentiert. Es stehen dadurch in der Projektleitung bei Rückfragen, Problemen oder kurzfristigen Vertretungssituationen stets alle Informationen mit wenigen Klicks zur Verfügung.

Teamleitung in Kopie

Die Teamleitung wird bei jeder relevanten Kommunikation in Kopie gehalten. Dies gilt auch bei Rückmeldungen und Arbeitsergebnissen, die nach der fachlichen Prüfung durch die Teamleitung per E-Mail vom zuständigen Teammitglied an die Projektleitung gesendet werden.

Briefing

Bei neuen Aufgaben ist in E-Mails seitens der Projektleitung klar zu definieren, was bis wann von wem in welcher Form zu erledigen ist (siehe auch: Briefing).

Wir antworten aufs Briefing

Wir antworten mit unserem Arbeitsergebnis stets auf die E-Mail, in der unser Arbeitsauftrag steht. So stellen wir den Zusammenhang zwischen beidem her und können auf einen Blick erkennen, ob alle Punkte bearbeitet bzw. bedacht wurden.

Wir formulieren im „Wir“

Wir verfassen Rückmeldungen an die Projektleitung in der Wir-Form und formulieren so, dass eine Weiterleitung der Nachricht an den Kunden ohne größere Anpassungen möglich ist. Dadurch sparen wir vermeidbare Aufwände in der Projektleitung zur E-Mail-Neuformulierung ein.

Beispiel:

Falsch: „Ich habe die Korrekturen bis auf eine Änderung übernommen. Die Anmerkungen auf Seite 5 haben sich aber widersprochen. Was soll ich da genau machen?“

Richtig: „Wir haben die Korrekturen bis auf eine Änderung übernommen. Die Anmerkungen auf Seite 5 waren jedoch widersprüchlich. Hier benötigen wir bitte noch Rückmeldung, was genau zu ändern ist.“