Angebotskalkulation + Freigabe

Wenn wir Projektleiter Angebote kalkulieren, orientieren wir uns immer an den Musterjobs und den dort hinterlegten Aufwänden. Ggf. passen wir diese nach oben hin an. Dann erstellen wir das Angebot, generieren über die in entry eingebaute Funktion das PDF und schicken dieses dem Leiter Finanzen zur Freigabe. Hier ist wichtig sofern der Job nicht selbsterklärend ist, dass wir eine kurze Beschreibung des Jobs mitschicken, damit der Leiter Finanzen den Aufwand einschätzen kann um so den Job ggf. zu korrigieren. Nach erhaltener Freigabe erzeugt der Projektleiter auf dem gleichen Weg wieder ein PDF und schickt es dem Kunden. Wichtig ist, dass das Angebot über die in entry eingebaute Funktion generiert wird und der Haken "Ablage in Dokumentenverwaltung" aktiviert ist. Nur so erhalten wir eine Revisionssicherheit und wissen auch ein halbes Jahr später, welches Angebot zum Kunden gegangen ist.

Lieferanten

Für Drucksachen, Werbemittel etc. gibt es bestimmte Unternehmen, mit denen wir häufig zusammenarbeiten. Es wird zunächst ein Angebot angefragt und mit dem Kunden abgestimmt. Ggf. fällt noch ein Aufschlag von 15 % von unserer Seite an, in diesem Fall wird noch ein eigenes Angebot in entry erstellt. Sofern das Angebot für den Kunden in Ordnung ist, wird es beim jeweiligen Unternehmen in Auftrag gegeben. Die Zeit, die für das Einholen und Abstimmen der Angebote anfällt, wird auf der Leistung „Produktionssteuerung“ erfasst. 

• Offsetdrucksachen, kleine Digitalauflagen und RollUps werden grundsätzlich beim Druckhaus Leupelt angefragt und beauftragt, ulrich.leupelt@leupelt.de
• Leuchtreklame, Großflächenplakate, Fahrzeugbeschriftung, Textildruck, Schilder/Banner und einige weitere Werbeartikel werden meist bei Na Logo in Auftrag gegeben. Ein alternatives Angebot kann ebenfalls von Rock eingeholt werden, michael@rockprint.de
• Verschiedenste Werbeartikel und Werbemittel wie Tassen, Anhänger, Stifte o.ä. können bei Wulf Titz angefragt werden, hawuti@t-online.de
• Für Stempel wenden wir uns grundsätzlich an Stempelprofi, service@stempelprofi.de
• Fahnen, Beachflags etc. werden bei Schild Flaggen beauftragt, info@schild-flaggen.de

Fremdleistungen

Bestellen wir Leistungen bei einem externen Lieferanten (alle Leistungen oder Produkte, die wir an unsere Kunden weiterberechnen), schicken wir alle Angebote, Auftragsbestätigungen oder auch Rechnungen an dokumente@hoch2.de. Wichtig ist dabei die Angabe der Projektnummer in der Betreffzeile. Das Backoffice pflegt diese dann entsprechend der Projekte in entry ein, so daß wir auch in einem halben Jahr eine Zuordnung haben und unseren Kunden Auskünfte über alte Preise, Lieferzeitpunkt etc. geben können.

Aufschläge bei Fremdleistungen

Sofern Fremdleistungen über uns abgerechnet werden (z.B. bei wordinc), stellen wir dem Kunden einen Aufschlag in Rechnung. Die Höhe der Fee richtet sich nach folgenden Werten:

AdWords Auswertungen und Rechnungen

Alle Projektleiter leiten selbstständig die Auswertungen und Rechnungen ihrer AdWords-Projekte an den jeweiligen Kunden weiter.

Über folgenden Zugang gelangt ihr in den AdWords Account:

• adwords.google.com
• google@hoch2.org | yxkoohqn1

Die Rechnungen werden am Anfang jeden Monats rückwirkend für den Vormonat per E-Mail an den Kunden geschickt.

Facebook & Google Abrechnung

Generell soll bei Neuanlage eines Google Adwords oder Facebook Werbekontos eine Kontoverbindung vom Kunden hinterlegt werden.

Facebook:

Bei Facebook gibt es folgende Möglichkeiten:

• Lastschrift (tägliche Rechnungsstellung)
• Paypal (Rechnungsstellung je nach Ausgabenziel)
• Kreditkarte (Rechnungsstellung je nach Ausgabenziel)

Falls ein Kunde keine eigenen Zahlungsmittel hat, dann können wir eine unserer H2-Kreditkarten hinterlegen nach voriger Rücksprache mit Timo und Felix. (Nur in Ausnahmefällen)

Werden Facebook-Ads für einen Kunden über unsere Kreditkarten bezahlt, so muss in der Rechnung die H2-Firmierung angegeben werden.

Rechnungen müssen als Einzelrechnungen jeweils bis zum 4. Des Monats an Gönke mit der dazugehörigen Projektnummer gesendet werden. Auch müssen die angefallenen Kosten im Job separat als Auslage mit 15% Aufschlag eingetragen und weiterberechnet werden.

Für folgende Kunden legt H2 derzeit die Kosten bei Facebook aus:

• Scandinavian Park über Konto „362876281“
• Friedrich Lange über Konto „362876281“
• Mr. Scandis Funpark über Konto „362876281“
• FH Westküste über Konto „Hochschulmarketing_NEU“
• Ostsee-Holstein-Tourismus über Konto „Natura – React Projekt“

Google:

Bei Google Adwords gibt es folgende Möglichkeiten:

• Lastschrift (monatliche Rechnungsstellung)
• Kreditkarte (monatliche Rechnungsstellung)

Zudem gibt es bei Google die Möglichkeit eine E-Mail-Adresse zu hinterlegen, die eine Benachrichtigung erhält, sobald eine neue Rechnung erstellt wurde. Diese Mail hat auch Zugriff auf die Rechnung.

Falls ein Kunde keine eigenen Zahlungsmittel hat, dann können wir eine unserer H2-Kreditkarten hinterlegen nach voriger Rücksprache mit Timo und Felix. (Nur in Ausnahmefällen)

Wird Adwords für einen Kunden über unsere Kreditkarten bezahlt, so muss in der Rechnung die H2-Firmierung angegeben werden.

Rechnungen müssen als Einzelrechnungen jeweils bis zum 4. Des Monats an Gönke mit der dazugehörigen Projektnummer gesendet werden. Auch müssen die angefallenen Kosten im Job separat als Auslage mit 15% Aufschlag eingetragen und weiterberechnet werden.

Für folgende Kunden hat H2 in 2017 die Kosten bei Adwords aus:

• FH Westküste über Konto „FH Westküste“
• Ostsee-Holstein-Tourismus über Konto „Hochzwei“