Wenn Kosten im Zusammenhang mit der Arbeit als Projektleiter anfallen, z.B. für Benzinauslagen, Parkgebühren etc., sind entsprechende Belege in der Buchhaltung einzureichen. Belege können z.B. Rechnungen, Quittungen, Kassenzettel, Parkscheine, Fahrkarten etc. sein. Es ist immer der Original-Beleg einzureichen.

Auf dem Beleg müssen folgende Angaben zwingend vermerkt sein:

• Summe 
• Datum
• Art der Aufwendung
• Name des Projektleiters
• Name/Firma des Empfängers
• Genaue Bezeichnung der Aufwendung (z.B. Auslage Benzinkosten für Strecke A > B, Kennzeichen des Fahrzeugs)