Pünktlichkeit / Vorbereitung

Unpünktlichkeit wird von Kunden, Vorgesetzten und Kollegen als mangelnde Wertschätzung und Respektlosigkeit angesehen. Bei Kundenterminen, aber auch bei internen Meetings zeugt Pünktlichkeit von gutem und respektvollem Miteinander. Für alle Kundentermine gilt generell, dass wir uns Termine so einplanen, dass wir mindestens 15 Minuten vor Terminbeginn vor Ort sind. Bei längeren Wegezeiten, z. B. bei Terminen in Hamburg sind mindestens 30 - 45 Minuten Pufferzeit einzuplanen, denn verkehrsbedingte Verhinderungen sind nie vorhersehbar. Ist eine Verspätung unvermeidbar, so muss der Kunde unbedingt vor Terminbeginn über die Verspätung und die voraussichtliche Ankunftszeit informiert werden. Diese Information erfolgt über die Agentur. Der Projektleiter/Fotograf meldet die Verspätung bei der Projektleitung/Empfang und dieser informiert umgehend den Kunden.

Um unseren Kunden gegenüber jederzeit auskunftsfähig zu sein, müssen die Projektleitung und der Empfang die Terminkalender von den Kollegen, die regelmäßig zu Auswärtsterminen unterwegs sind (z. B. Projektleitung) schnell im Blick haben. Voraussetzung hierfür ist, dass die Kalender dieser Kollegen im iCal abonniert und sichtbar sind. Auch bei internen Terminen sollte kurz telefonisch Bescheid gegeben werden, wenn eine Verspätung absehbar ist.

Zur Pünktlichkeit zählt ebenfalls der rechtzeitige Arbeitsbeginn. Da wir morgens einige Minuten benötigen, um am Arbeitsplatz anzukommen, den Rechner hochzufahren und um ggf. einen Kaffee oder Wasser zu holen gehört es dazu, dass wir etwa eine Viertelstunde vor Arbeitsbeginn im Haus sind und uns entsprechend vorbereiten.

Bei Kundenterminen ist ein ordentliches, professionelles, dem Kunden angepasstes Auftreten Pflicht. Saubere Schuhe, heile Kleidung und ein gepflegtes Äußeres sind selbstverständlich. Bei jedem externen Kundentermin sind Visitenkarten, HOCHZWEI-Kugelschreiber, HOCHZWEI-Brandbook, HOCHZWEI-Block in der bereitgestellten Laptoptasche Grundaustattung, bei internen Kundenterminen halten wir ebenso Visitenkarte und Schreibgeräte parat. Zusätzlich werden alle relevanten Unterlagen zum Termin mitgenommen.

Fehler

Fehler passieren jedem von uns. Dennoch muss immer jemand vor dem Kunden oder intern die Verantwortung für diese Fehler übernehmen. Im Normalfall ist dies der Team- oder Projektleiter, auch wenn er ggf. gar keine Schuld trägt.

Eine Entschuldigung sollte daher auch derjenige für selbstverständlich betrachten, der den Fehler begangen hat und darauf hingewiesen wird – nicht aus Schuld-, sondern aus Verantwortungsgefühl und aus dem Bewusstsein heraus, dass jemand anderes die Situation wieder gerade gebogen hat.

Der, bei dem der Fehler „ankommt“ – in der Regel der Projektleiter – ist ebenso gefragt, rücksichtsvoll zu kommunizieren. Statt direkt einen Vorwurf zu formulieren, ist eine offene Nachfrage der erste Schritt, um dem Fehler auf den Grund zu gehen. Ein „Kannst du nachvollziehen, was hier passiert ist?“ gibt die Möglichkeit, auf der Sachebene zu bleiben, statt in Angriffs- bzw. Verteidigungsposition zu gehen.

So lassen sich durch einen konstruktiven Umgang miteinander auch unangenehme Situationen lösen.

Begrüßung / Verabschiedung

Wenn man morgens zur Arbeit kommt oder abends geht, gehört es zum guten Ton, einen guten Morgen zu wünschen bzw. sich zu verabschieden. Dies scheint selbstverständlich, wird jedoch im Alltag häufig vernachlässigt oder vergessen.

Wenn ihr morgens euren Kollegen begegnet, sollte dies stets von einem „Guten Morgen“ begleitet sein. Eure Vorgesetzten freuen sich ebenso, wenn ihr kurz ins Büro hereinschaut, statt euch unbemerkt auf euren Platz zu begeben.

Kommunikation über E-Mail

Bei uns läuft ein Großteil der Kommunikation relativ nüchtern über E-Mail. Das heißt aber nicht, dass kein freundlicher und rücksichtsvoller Umgang miteinander stattfinden kann. In E-Mails ist grundsätzlich folgendes zu beachten:

Begrüßung und Verabschiedungsformel gehören immer dazu
„Bitte“ und „Danke“ sollten selbstverständlich sein
Es sollte immer angeboten werden, sich bei Fragen zurückmelden zu können
Es müssen immer alle wichtigen Infos in einer Mail enthalten sein, damit der Kollege damit arbeiten kann (Was ist bis wann zu tun). Ein kurzer Anruf zur Mail hilft, Fragen schon im Vorfeld zu klären.

Hygiene in den Toilettenräumen

Die Toiletten werden von uns gemeinschaftlich genutzt. Aus Respekt gegenüber dem "Nachnutzer" sollten wir alle Wert auf Sauberkeit und Hygiene legen.

Damenhygieneartikel gehören nicht in die Toilette, wo sie zu Verstopfung und Überschwemmung sorgen, sondern in den dafür vorgesehenen Mülleimer.

Wir haben häufiger Probleme mit unseren Abwasserrohren, weshalb Asse Kanal immer wieder vorbeikommen und die Rohre freispülen muss. Diesem Problem kann entgegengewirkt werden, wenn die Toiletten regelmäßig gut durchgespült werden. Das heißt für uns, dass wir nach jedem Toilettengang 2-3 Mal spülen, auch wenn dies nicht notwendig ist.

Sich vorstellen

Alle Kollegen freuen sich, wenn sich neue Kollegen kurz vorstellen. Wenn dir ein Kollege noch nicht bekannt vorkommt oder vielleicht jemand aus der Geschäftsführung bei deiner Vorstellungsrunde abwesend war, komm gerne noch einmal auf denjenigen zu. Wir wollen gerne jeden kennenlernen, der uns hier in der Agentur über den Weg läuft.

Rücksichtnahme

Es gehört zum guten Umgang, Kollegen um Erlaubnis zu fragen, wenn man in einem Großraumbüro das Fenster öffnen oder sich den Locher des „Nachbarn“ ausleihen möchte. Verhaltet euch bitte so, wie ihr es von euren Kollegen auch erwartet.

Mahlzeiten

Die Mittags- und Zwischenmahlzeiten sind zukünftig nur noch in der Küche oder am Rastplatz abzuhalten. Für die Dauer der Coronapandemie nur noch am Rastplatz bzw. - wenn dort kein ausreichender Platz - ausnahmsweise im Besprechnungsraum.

Kleidung

Grundsätzlich gibt es bei uns keinen vorgegebenen Kleidungsstil. Jeder kann das tragen, worin er sich am Wohlsten fühlt. Dennoch sollte man natürlich auch in einer jungen Werbeagentur auf ein gepflegtes Äußeres achten. Gerade Projektleiter mit Kundenkontakt sind daher aufgefordert, Wert auf einen ordentlichen Kleidungsstil zu legen.

Hilfsbereitschaft unter Kollegen

Wir alle haben phasenweise mal mehr und mal weniger zu tun. In Phasen mit viel Arbeitsaufkommen ziehen wir alle an einem Strang. Manchmal bedeutet dies leider, dass wir auch mal etwas länger arbeiten müssen, um unsere Arbeit zu schaffen. Wenn ihr selbst etwas Luft habt, fragt bitte eure Kollegen, ob ihr ihnen unter die Arme greifen und Aufgaben übernehmen könnt. Wir versuchen die Arbeit so gleichmäßig auf alle Schultern zu verteilen, damit Mehrarbeit möglichst vermieden wird. Wenn ihr doch mal länger arbeiten müsst, seid euch sicher, dass dies wahrgenommen und wertgeschätzt wird.

Loyalität gegenüber Unternehmen und Vorgesetzten

Loyalität ist ein wichtiger Bestandteil, damit ein Arbeitsverhältnis von beiden Seiten funktioniert. Loyal gegenüber seiner Firma zu sein, bedeutet, dass man sich aufrichtig und fair gegenüber seinen Vorgesetzten und Kollegen verhält – und eigene Ziele nur verfolgt, wenn sie den Zielen des Unternehmens nicht widersprechen.

HOCHZWEI hat sehr klar definierte Ziele und Werte, die transparent kommuniziert und z.B. im Wiki nachlesbar sind. Wenn es darunter Themen gibt, aufgrund derer eure Loyalität leidet und die ihr verbessern möchtet, scheut euch bitte nicht, das persönliche Gespräch mit der Geschäftsführung oder der Personalabteilung zu suchen. Die meisten Probleme lassen sich schnell aus der Welt schaffen. Generell sollte jeder von uns stets sein Bestes geben und Verantwortung übernehmen, damit wir unseren gemeinsamen Arbeitsalltag so gestalten können, dass alle sich damit wohlfühlen und hinter HOCHZWEI stehen können.