Sobald ein neuer Auftrag hereinkommt, wird ein neues Projekt angelegt. Die dazugehörige Projektnummer wird grundsätzlich in allen E-Mails im Betreff angegeben, unabhängig davon, ob eine interne oder eine externe E-Mail verschickt wird. Den Mitarbeitern wird so die Planung und eine spätere Suche nach E-Mails zu einem bestimmten Thema erheblich erleichtert.
In die Projektbezeichnung sind grundsätzlich folgende Beschreibungen in der aufgeführten Reihenfolge aufzunehmen, um die Projekte voneinander unterscheiden zu können:
- Art des Auftrags (Flyer, Anzeige, Formatanpassung…)
- Thema (z.B. Flyer Neueröffnung, Anzeige Bauprojekt)
- Format in B x H mm oder Pixeln
- ggf. Farbigkeit (z.B. 4C, s/w)
Das Datum wird automatisch ergänzt.
Bei der Bezeichnung jeglicher Jobs wird auf Hinweise wie Änderung, Anpassung, Aktualisierung, Prüfung, Recherche usw. verzichtet. Eine Anpassung bei einer Anzeige kann beispielsweise immer "Anzeige Ostern B x H mm …“ genannt werden. Auch wenn es drei Jobs gibt, die „Anzeige Ostern“ heißen, unterscheiden sich die Jobbezeichnungen durch das Datum am Ende. Diese Art der Benennung erleichtert die Suche nach bestimmten Jobs. Davon ausgenommen ist die Bezeichnung "Internetänderungen" bei Jobs auf Basis des betreffenden Musterjobs – hier behalten wir den Begriff zur Zuordnung des Jobs bei.
Wichtig ist es ebenso, immer das entsprechende Format in mm (oder Pixeln) anzugeben. Angaben wie z.B. „1/1-Seite“ sind unzureichend, da dies zu Missverständnissen führen kann. Sofern das Format noch nicht eindeutig geklärt ist, wird „B x H mm“ als Platzhalter in den Jobnamen aufgenommen. Dies dient der Erinnerung, damit man das Format noch ergänzt, sobald es bekannt ist.
Monatliche Jobs
Wir benennen monatlich wiederkehrende Jobs einheitlich, damit die Projekte auf einen Blick voneinander unterschieden werden können und diese in entry:project leicht wiederzufinden sind.
- Art des Auftrags (Betreeung, Internetänderungen, Aufbereitung + Pflege etc.)
- Thema (SEO / Google Ads / Meta Ads etc.)
- Webseite (z. B. domain.com – ausschließlich bei Webseiten basierten Betreuungen wie SEO oder Internetänderungen)
- Zeitraum (Monat Januar / Monat Februar / Monat März etc.)
Beispiele:
ABCD/1234/XX/999 Betreuung SEO meinewebseite.com Monat Januar 12122023
ABCD/1234/XX/999 Betreuung Meta Ads + Google Ads Monat Januar 12122023
ABCD/1234/XX/999 Internetänderungen meinewebseite.com Monat Januar 12122023
ABCD/1234/XX/999 Aufbereitung + Pflege Offene Daten Monat Januar 12122023
Bei fest vereinbartem Stundenaufwand ergänzen wir diesen in Klammern hinter dem Zeitraum:
ABCD/1234/XX/999 Betreuung Google Ads Monat Januar (10h) 12122023
ABCD/1234/XX/999 Betreuung SEO (Sistrix) meinewebseite.com Monat Januar (10h) 12122023
Musterjobs
Wir erstellen neue Jobs grundsätzlich aus Musterjobs. Für einen neuen Job wird immer ein bereits vorhandener Musterjob zum gleichen Thema dupliziert.
Die Musterjobs stellen immer die Mindestkalkulation dar. Zeitvorgaben sollten daher nur nach oben angepasst werden. Sofern im zugrunde gelegten Musterjob Positionen aufgeführt sind, die nicht benötigt werden, können diese beim neu erstellten Job entfernt werden. Ebenso können evtl. fehlende Positionen hinzugefügt werden.
Wenn im Arbeitsalltag auffällt, dass es zu einem wichtigen Thema keinen Musterjob gibt, wird diese Info an den Leiter Organisation, Prozesse und Controlling weitergegeben. Dieser prüft die Sinnhaftigkeit und erstellt ggf. einen neuen Musterjob zu dem gewünschten Thema.
Jobs pro bono
Einige Jobs werden unseren Kunden aus politischen, gemeinnützigen oder sonstigen Gründen nicht in Rechnung gestellt. Ob dies einen Job von euch betrifft, ist im Vorfeld mit der Geschäftsführung abzusprechen.
Wenn ein Job nicht abgerechnet werden soll, sind alle Positionen im Job in der Übersicht „Leistungen“ auf VK=0 zu setzen. So ist systemseitig alles richtig erfasst und es wird nicht versehentlich von jemand anderem eine Rechnung erstellt oder unnötig nachgefragt.
Aufgabenzuweisung
Beim Anlegen eines Jobs werden allen Beteiligten Aufgaben zugewiesen. Diese sind notwendig, damit die Mitarbeiter Ihre eigenen Projekte strukturieren und planen können.
Infos zu neuen Aufgaben werden an den Teamleiter geschickt, welcher die Aufgaben ggf. in seinem Team verteilt. Sofern Aufgaben direkt an einen Mitarbeiter gesendet werden, wird der Teamleiter in Kopie genommen, um die Kapazitäten des Teams planen zu können. Dies gilt auch für alle weiteren Mails, die nicht direkt an den Teamleiter gehen.
Ansprechpartner in Jobs
Es muss bei der Jobanlage immer ein Ansprechpartner ausgewählt werden. Sollte der Ansprechpartner noch nicht im System sein bitte die Kontaktdaten per Mail oder Visitenkarte an das Backoffice geben, welche diesen dann in entry einfügt.
Rabatte
Die Projektleiter können eigenhändig bis zu 5 % Rabatt bei Neukunden gewähren. Das aber nur wenn es sich um ein StartUp oder Kleinunternehmer handelt. Zukünftig versuchen wir keine Rabatte mehr zu gewähren. Höhere Rabatte müssen beim Leiter Finanzen angefragt werden.
Angebote
Sofern ein Kunde vor der Beauftragung ein Angebot wünscht, werden die Aufwände geschätzt und ein entsprechendes Angebot erstellt. Das Angebot wird, bevor es an den Kunden geht, durch Stephan oder in Vertretung durch Felix geprüft.
Die in der dazugehörigen Rechnung aufgeführten Stunden übersteigen nicht die Stunden im Angebot, es sei denn, es wurde etwas anderes mit dem Kunden vereinbart.
Angebote Internet-Jobs (IP)
Internet-Jobs unter einem Rechnungswert von 1.000 € netto werden selbstständig von den Projektleitern kalkuliert und anschließend von Felix geprüft und freigegeben. Bitte schreibt eine kurze Beschreibung (2 -3 Sätze) in den Leistungsumfang und sendet das Angebot zur Freigabe an Felix.
Freigaben
Bevor wir eine Drucksache (egal welcher Art) in Produktion geben, holen wir eine schriftliche Freigabe von unserem Kunden ein. Egal wie gut die Kundenbeziehung funktioniert verzichten wir hierauf nie. Eine mündliche Freigabe reicht uns nicht aus.
Reinzeichnung
Jede Reinzeichnung wird von der Projektleitung an Steffi (Vertretung Olaf, sonst Felix) zur Reinzeichungsprüfung geschickt. Die Projektleiter schicken die RZ erst, wenn sie diese selbst inhaltlich geprüft haben und die schriftliche Freigabe vom Kunden vorliegt. So vermeiden wir, dass mehrmals geprügt werden muss.
Mails an Programmierung
Bei allen Mails, die die Programmierung betreffen, wird Felix in Kopie genommen. Dies betrifft sowohl Mails an den Teamleiter als auch an alle Kollegen. Die Teamleitung soll hierdurch entlastet werden, da Felix eingreifen kann, wenn die Teamleitung nicht verfügbar ist oder sich gerade um zeitkritische Angelegenheiten kümmern muss.
Alle Aufgaben, die ins Team Programmierung gegeben werden, können ab dem darauffolgenden Tag erledigt werden. Eine realistische Frist muss, wie in jedem anderen Team auch, in der Briefingmail mit angegeben werden. Nur in absoluten Ausnahmefällen und in Absprache mit der Teamleitung werden Aufgaben noch am selben Tag erledigt.
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