Zu jedem Werbungswechsel liefert der Park eine Excel-Datei, in der die zu bewerbenden Produkte angekreuzt sind. Diese wird im Monatsordner des dänischen Prospekts abgelegt. Die ersten Versionen dieser Liste sind hauptsächlich für Team Grafik interessant. Dann, etwa 7-14 Tage vor Werbungswechsel, kommt eine Liste, in der die Newsletter-Produkte angekreuzt sind. Hier sollte die Information, dass die Liste vorliegt, rechtzeitig aus der Projektleitung kommen. Sonst immer nachhaken, damit die Newsletter vorbereitet werden können. Aus der Liste erstellt Team Text eine Übersicht zur Planung der kommenden Newsletter. Die Übersicht wird im Jobordner der ersten Newsletter-Kalenderwoche (DK) des Werbemonats gespeichert.
Erstellung der Übersicht
Für DK sind in der Regel schätzungsweise 80 Produkte angekreuzt. Diese werden zunächst in einer eigenen Spalte (Spalte „H“ im Screenshot) zusammengetragen. Während die Produkte der Excel-Liste entnommen und in der Übersicht eingetragen werden, können grob schon Themen erkannt werden. Zum Beispiel wenn besonders viele Biersorten beworben werden (= potentielles Thema: Bier für die Gartenparty), oder wenn es neue Baileys-Sorten gibt (= potentielles Thema: Desserts mit Baileys), usw.
Dann werden die Produkte sinnvoll auf die Newsletter verteilt: es werden je Newsletter 8 Poolprodukte und 2-4 Themenprodukte benötigt. Die Themenprodukte sollten thematisch zum textlichen Inhalt des Newsletters passen. Ist das Thema etwa „Cocktailparty mit Freunden“, dann könnten Wodka- und Rumsorten Themenprodukte sein. Werden Produkte aus der Spalte „H“ ausgewählt, empfiehlt es sich, sie farblich zu markieren (z. B. Grün für Poolprodukte, Orange für Themenprodukte). So wird z. B. vermieden, dass ein Poolprodukt gleichzeitig auch als Themenprodukt beworben wird.
Das Thema der Newsletter, zu dem die auserwählten Themenprodukte passen sollen, wird in der Spalte „C“ notiert. Das ist für Team Grafik wichtig, da auf dieser Basis die Headgrafik erstellt wird.
Die Produkte für die englischsprachigen Newsletter sind dieselben, wie für DK. Das Thema sollte jedoch bei Bedarf eventuell angepasst werden (z. B. gibt es Anlässe wie Muttertag oder ähnliches, die in DK, SE und NO an unterschiedlichen Tagen stattfinden).
Die Produkte für den deutschen Newsletter sind ebenfalls in der Excel-Liste aus dem Park gelistet. Hier sind aber nur 8-10 ausgewählt, das heißt: Es wird von Team Text keine eigene Auswahl getroffen. Sind es zu wenige Produkte, können eigenständig weitere ausgewählt werden.
In den Spalten „F“ und „G“ wird notiert, zu welchen externen Inhalten der Newsletter verlinken soll. Hier wird z. B. verlinkt zu:
Facebook, Instagram, Exporterklärung (nicht DE), Mr. Scandis Funpark, Mr. Scandis Carwash, Mr. Scandis Truckwash, Onlineshop/Click & Collect (nicht SE/NO). Sind Gewinnspiele geplant, werden diese verlinkt (z. B. wenn Teilnahme über Facebook/Instagram).
Außerdem wird in jedem Newsletter standardmäßig auf den aktuellen Blogartikel verwiesen (Spalte „ I „ im Screenshot). Dieser Text muss nicht wöchentlich erneuert werden, sondern kann sich wiederholen.
Ist die Übersicht erstellt, geht sie an die Projektleitung und an Team Grafik. Manchmal hat die Projektleitung Kommentare/Änderungswünsche – meistens kann es dann aber schon mit dem Texten der Newsletter losgehen.
