Sowohl externe als auch interne Besprechungen werden mit der Jobnummer in den Kalender eingetragen. Dadurch wissen alle, auf welchem Job die Aufwände zu erfassen sind und wo auf unserem Kundenserver relevante Daten abzulegen bzw. zu finden sind.

Kundentermine im Bunkerblick

Bei allen Besprechungen mit externen Kunden bzw. Gästen, die im Besprechungsraum „Bunkerblick“ stattfinden, wird bei Vereinbarung des Termins die Belegung des Raumes kontrolliert und daraufhin im Kalendereintrag die E-Mail-Adresse bunkerblick@hoch2.de eingeladen.

Termin als Videokonferenz anlegen (Zoom)

Findet ein Meeting digital statt, wird im Feld „Ort“ direkt ein Link zur Videokonferenz (Zoom) angegeben, um Missverständnisse zu vermeinen.

Dadurch ist für alle Teilnehmer sofort erkenntlich, dass es sich um einen digitalen Termin handelt und der Link ist im Kalendereintrag klickbar. Es ist nicht ausreichend, die URL in die Notizen einzutragen.

Tipp: Planen wir einen Termin direkt über Zoom, wird die URL automatisch bei der Anlage des Kalendereintrags als Ort eingetragen. Wie genau das funktioniert, erfahrt ihr hier.

Nutzung des Poolautos für Termine

Für Fahrten zu Terminen oder Veranstaltungen steht den Flensburger Kollegen unser MINI One zur Verfügung.

Vor der Nutzung des Poolautos ist es notwendig, einen Kalendereintrag zu erstellen und das Poolauto über die E-Mail-Adresse poolauto@hoch2.de zum Termin einzuladen. Auf diese Weise wird das Fahrzeug reserviert und für den Zeitraum geblockt. Zuvor prüfen wir über den Kalender des Poolautos dessen Verfügbarkeit, sodass wir bei bereits vorhandener Belegung das Maximum an Zeit zum Festlegen einer Alternative haben.

Mehr zur Nutzung des Poolautos.

Reisezeiten im Kalender vermerken

Reisezeiten – hin und zurück – sind bei der Terminplanung stets zu berücksichtigen und als separater Eintrag zu erfassen, damit sie allen Beteiligten angezeigt werden, da die Variable „Wegzeit“ ausschließlich im Kalender des Organisators hinterlegt wird.