Leistungserfassung

Tagespläne

Alle Mitarbeiter (außer Projektleitung) erstellen täglich einen individuellen Tagesplan, der der Projektleitung zugesandt wird. Diese werden von jedem Projektleiter gesichtet und geprüft, ob alle vergebenen Jobs berücksichtigt wurden. Die Verteilung der Jobs richtet sich vor allem nach den freien Kapazitäten, die aus den Tagesplänen hervorgehen.

Telefon

Nehmen wir ein externes Telefonat an oder rufen selbst bei Kunden oder Ansprechpartnern an, melden wir uns immer mit „HOCHZWEI Vorname Nachname!“ und einem Gruß.

Unser Anspruch ist es, dass bei eingehenden Anrufen nach maximal dreimaligem Klingeln ein Mitglied aus dem Projektleitungsteam am Telefon ist. Direkte Durchwahlen werden nicht an Kunden herausgegeben, damit jeder Anruf auch bei Abwesenheit der betreffenden Person angenommen wird.

Wir schreiben grundsätzlich ausnahmslos immer – selbst wenn die Anrufenden dies nicht wünschen – eine Rückrufbitte bzw. Anrufinformation per E-Mail an die nicht erreichte Person im Kollegium. Hierbei fassen wir uns kurz:

RR: Jens Hansen – Möbeltischlerei Meyer – 0176 12345678 – bis 15 Uhr erreichbar

RR: Tom Jessen – Kieler Nachrichten – 0176 12345678 – er benötigt dringend die Daten des Rollups

Anruf: Jana Boysen – FAB – 0151 12345678 – sie schreibt dir per E-Mail

Pflege der Jobliste / Regelmäßige Überprüfung offener Jobs

Jeder Projektleiter prüft einmal pro Woche den Status seiner gesamten offenen Jobs. Hierzu wird geschaut, ob beim Job intern oder extern Verzögerungen auftreten. Gibt es seit sieben Tagen keine Kundenrückmeldung – egal ob zu Briefings, Entwürfen, Rückfragen etc. – wird vom Projektleiter aktiv per E-Mail oder telefonisch nachgehakt. Diese E-Mails werden grundsätzlich mit dem Teamleiter in CC (H2X: Felix, H2A: Timo) verschickt. Reagiert der Kunde nicht auf die Nachfrage oder werden wir vertröstet wird auch in der Folgewoche erneut nachgefragt – bis eine Antwort vom Kunden folgt. Stichwort ist hier freundliche Penetranz. Verzögert sich der Job intern sind die Gründe zu klären und der Job durch den Projektleiter voranzutreiben.

Pflege der Rechnungsliste

Da die Rechnungen laufend vorgeschrieben werden, ist es wichtig, täglich die eigene Rechnungsliste zu überprüfen und Rechnungen ggf. vorzuziehen oder nach hinten zu verschieben. Jeder Projektleiter schaut morgens als erstes seine vorgeschriebenen Rechnungen durch und datiert diese auf das entsprechende realistische Zieldatum um. Bei Rechnungen nach Aufwand werden ggf. die Abrechnungspositionen angeglichen (ab einer Differenz von 2 oder mehr Stunden Plan/Ist).

Pflege der eigenen Aufgaben

Beim Anlegen von Jobs werden auch den Projektleitern Aufgaben zugewiesen. Diese müssen regelmäßig in der Aufgabenübersicht in entry gepflegt werden.