Oft fühlen Mitarbeiter sich überlastet, weil sie das Gefühl haben, ihre Arbeit nicht in der vorgegebenen Zeit schaffen zu können. Meist liegt dieses Gefühl der Überlastung jedoch nicht an den konkreten Zeitvorgaben im Job, sondern an einem falschen Zeitmanagement. Um dies zu verhindern, haben wir die Regelung eingeführt, dass jeder Mitarbeiter täglich einen Tages- bzw. Wochenplan erstellt, in dem er seine Projekte für die nächsten Tage mit den entsprechenden zeitlichen Aufwänden einplant. Damit diese Planung jedoch tatsächlich entlastet, müssen bei der Erstellung einige Punkte beachtet werden.
1. Wir verplanen 6 Stunden täglich
Obwohl uns täglich 8 Stunden zur Verfügung stehen, verplanen wir in unserem Tagesplan maximal 6 Stunden pro Tag. 2 Stunden werden als Reserve für den Fall vorgehalten, dass ein spontaner, eiliger Auftrag hineinkommt. Teamleiter benötigen die Zeit außerdem, um selbst Projekte ins Team zu koordinieren oder Projekte der Teammitglieder gegen zu kontrollieren.
2. Die Zeiten müssen realistisch geplant sein
Meist kommen zu einem Job mehrfach Änderungswünsche, sodass es nicht ausreicht, den Job einmalig für die bekannten Änderungen einzuplanen. Es muss daher im Auge behalten werden, dass es ggf. mehrere Abstimmungsrunden mit dem Kunden und/oder dem Projektleiter geben wird.
3. Block durch Projektleiter für ein bestimmtes Projekt
Wird man von einem Projektleiter für ein einziges Projekt oder einen Kunden „geblockt“, wird dies mit in den Plan aufgenommen. Nur so erfahren die anderen Projektleiter von dem Block und können sich alternative Mitarbeiter für ihre Aufgaben suchen.
4. Prioritäten hervorheben
Eine Priorisierung der einzelnen Projekte sollte nicht nur durch die verschiedenen Tage vorgenommen werden, an denen ein Projekt eingeplant wird, sondern auch innerhalb eines Tages. So kann im Tagesplan das Projekt nach ganz vorne gestellt werden oder mit verschiedenen Prioritäten gekennzeichnet werden, dass zuerst bearbeitet werden muss. Die Reihenfolge der Jobs im Plan sollte generell der Abarbeitungsreihenfolge entsprechen.
5. Job einplanen, wenn Aufgabe bekannt und Material vorhanden ist
Bevor ein Job in den Tagesplan aufgenommen wird, muss der Input gesichtet werden, der vom Projektleiter zur Verfügung gestellt wurde. Manchmal versteckt sich hinter einem Projekt ein deutlich größerer Aufwand, als es der Jobname vermuten lässt. Auf diese Weise wird auch schnell fehlendes Material erkennbar, dass sofort angefordert werden muss, auch wenn der Job erst später bearbeitet wird. Ebenfalls achten wir darauf, wie viele Stunden in der Aufgabe vorgegeben werden, und berücksichtigen dies bei unserer Planung.
6. Fortführung des Tagesplans
Damit nichts in der Planung verloren geht, ist es wichtig, dass die Jobs laufend in den Tagesplan aufgenommen werden. Wenn eine neue Aufgabe vom Projektleiter zugewiesen wird, wird wie in Punkt 5 geschrieben alles gesichtet und anschließend direkt in den Tagesplan aufgenommen. Dabei ist es hilfreich, wenn der Tagesplan stets in einem separaten Fenster am Bildschirm geöffnet bleibt.
7. Rückmeldung bei knappen Kalkulationen
Wenn der Projektleiter zu wenig Zeit für die Aufgaben eingeplant hat, geben wir ihm umgehend eine Rückmeldung, dass die Zeit nicht ausreichen wird, statt die vorgegebene Zeit in unseren Plan einzutragen. Oftmals lassen sich die Zeitvorgaben noch nach oben anpassen. Dafür muss der Projektleiter aber unbedingt rechtzeitig eine Info erhalten.
8. Besprechungen in den Plan aufnehmen
Wenn Termine für einen Tag angesetzt sind, wird eine ungefähre Zeitschätzung hierfür mit in den Tagesplan aufgenommen. Zeit für solche Treffen wird sonst häufig nicht berücksichtigt und geht daher von den 2 Stunden ab, die wir für spontane Jobs einplanen oder setzt uns unnötig unter Zeitdruck.
Wenn es trotz der Einhaltung der genannten Hinweise einmal aus wichtigen Gründen dazu kommt, dass Jobs nicht an dem geplanten Tag erledigt werden können, muss unbedingt rechtzeitig mit dem zuständigen Projektleiter Rücksprache gehalten werden. Rechtzeitig heißt, dass die Rücksprache spätestens morgens bei der Erstellung des Tagesplans erfolgt. So kann der Projektleiter sich ggf. noch jemanden suchen, der den Job übernimmt.